Upravljanje dokumentacijom: izmjene, inačice, PDM

Zašto dokumentacijom treba upravljati

Tipična priča iz radionice: konstruktor je ispravio položaj provrta na postolju, spremio novi crtež i poslao ga e-poštom. Radionica je isti dan izradila deset postolja — po crtežu koji je dva tjedna ranije bio isprintan i stajao uz stroj. Nitko nije pogriješio u crtanju; pogreška je u tome što nije bilo jasno koji je crtež važeći.

Upravljanje dokumentacijom skup je pravila koja osiguravaju četiri stvari: da svaki dokument ima jedinstven identitet, da se u svakom trenutku zna koja je njegova važeća inačica, da se svaka izmjena može objasniti (tko, što, zašto, kada) i da do dokumenta dolaze samo oni koji ga smiju vidjeti ili mijenjati. Za sustave upravljanja kvalitetom (npr. prema ISO 9001) to je obvezni dio — norma traži da se dokumentirane informacije nadziru, ali ne propisuje kako. Način određuje tvrtka, a ovdje je opisana uobičajena praksa.

Kod mehatroničkog sustava problem je izraženiji jer se isti element pojavljuje u dokumentima više disciplina. Izmjena koja nije provedena u svim dokumentima ostavlja dokumentaciju u proturječju: crtež kaže jedno, shema drugo, a program treće.

Identifikacija, inačice i indeksi izmjena

Svaki dokument ima tri podatka koji se ne smiju miješati:

• Broj dokumenta (identifikator) — npr. PS1-01-001. Dodjeljuje se jednom i nikad se ne mijenja; ne dodjeljuje se ponovo ni kad je dokument povučen.
• Indeks izmjene — oznaka službenog, izdanog stanja: A, B, C… ili 00, 01, 02… Mijenja se pri svakoj izmjeni izdanog dokumenta. Slova I i O obično se preskaču da se ne zamijene s brojevima 1 i 0.
• Radna inačica — interno stanje prije izdavanja (npr. 0.1, 0.2 ili stanja koja bilježi računalni sustav). Radne inačice ne izlaze iz projektnog tima.

Zaglavlje crteža prema ISO 7200 (primjenjuje se važeće izdanje) ima polja za broj dokumenta, indeks izmjene, datum izdanja i status dokumenta. Uz zaglavlje se na crtežu vodi tablica izmjena u kojoj svaki indeks ima kratak opis, broj naloga za izmjenu, datum i potpis. Na samom crtežu mjesto izmjene često se označava malim trokutom s indeksom, kako bi se izmjena brzo pronašla.

Tablica prikazuje dio tablice izmjena crteža postolja PS1-01-001. Datum je zapisan u obliku GGGG-MM-DD (ISO 8601), koji se ne može pogrešno pročitati i koji se u popisima datoteka sam slaže po redu.

Status dokumenta

Uz indeks, dokument ima i status koji kaže smije li se po njemu raditi. Uobičajena su četiri statusa:

Zahtjev i nalog za izmjenu

Izmjena odobrenog dokumenta ne počinje ispravkom crteža nego zahtjevom za izmjenu (engl. engineering change request, ECR). Zahtjev može podnijeti bilo tko — radionica, montaža, naručitelj, dobavljač, servis. U njemu se opisuje što treba promijeniti i zašto, ali ne i kako. Zahtjev se zatim procjenjuje: koje dokumente i dijelove izmjena pogađa, koliko košta, što se događa s dijelovima koji su već izrađeni ili naručeni i je li izmjena uopće potrebna.

Ako se izmjena prihvati, izdaje se nalog za izmjenu (engl. engineering change order, ECO). Nalog nabraja sve dokumente koji dobivaju novi indeks, određuje tko ih mijenja i do kada, i odlučuje o postojećim dijelovima: upotreba do potrošnje, dorada ili rashod. Izmjena je gotova kad su svi dokumenti iz naloga odobreni s novim indeksom, a nalog je zatvoren.

1. Zahtjev ECR-PS1-003: „Zamjenski model granične sklopke -S2 ima drukčiji razmak provrta i hod do aktiviranja." Podnosi nabava.
2. Procjena: pogođeni su crtež postolja, sklop, sastavnica i popis opreme; program i shema ne mijenjaju se ako zamjenski model ima mirni kontakt. Tri postolja već su izrađena.
3. Odluka: izmjena se prihvaća; izrađena postolja dorađuju se bušenjem novih provrta.
4. Nalog ECO-PS1-003: popis dokumenata s novim indeksima, odgovorne osobe, rok i uputa za doradu.
5. Provedba i zatvaranje: dokumenti prolaze provjeru i odobrenje, funkcijska proba -S2 ponavlja se i zapisuje, nalog se zatvara.

PDM, PLM i pravila imenovanja datoteka

PDM (engl. product data management) sustav upravlja podacima o proizvodu, prije svega CAD modelima i crtežima. Njegove temeljne funkcije su: središnja pohrana, izdavanje i vraćanje datoteke (engl. check-out / check-in) tako da je istodobno mijenja samo jedna osoba, automatsko vođenje inačica, tijek odobravanja sa statusima, i praćenje veza — koji dio ulazi u koji sklop i obrnuto, gdje se neki dio koristi (engl. where-used). PLM (engl. product lifecycle management) proširuje isto načelo na cijeli životni vijek proizvoda: zahtjeve, električnu i programsku dokumentaciju, veze s nabavom i proizvodnjom te podatke iz servisa.

Mali projekt poput PS-1 može se voditi i bez takvog sustava, ali tada ista pravila treba provoditi ručno i dosljedno: struktura mapa iz jedinice 8.1, registar dokumenata (tablica svih dokumenata s brojem, nazivom, indeksom i statusom), sustav za upravljanje inačicama za izvorni kod i pravila imenovanja datoteka. Preporučeni oblik imena:

broj_indeks_naziv.nastavak  →  PS1-01-001_B_postolje.pdf, PS1-E-001_A_shema-ormarica.pdf

• bez razmaka i bez dijakritičkih znakova, jer ih neki programi i poslužitelji ne prenose ispravno;
• broj dokumenta uvijek na početku, kako bi se datoteke istog dokumenta slagale jedna uz drugu;
• indeks u imenu samo za izvezene, izdane datoteke (PDF, STEP); izvorne CAD datoteke u PDM-u nose indeks u svojstvima;
• nikada imena poput postolje_konacno_v2_novo.pdf: riječ „konačno" nema značenje, a „v2" se ne može povezati s tablicom izmjena.

Arhiviranje i kontrola pristupa

Arhiva čuva sve izdane indekse, ne samo posljednji. Kad se nakon nekoliko godina vrati stroj na popravak, servis mora znati po kojem je indeksu izrađen. Za dugotrajno čuvanje koriste se neutralni formati koji ne ovise o jednom programu: PDF/A za crteže, sheme i upute (ISO 19005) te STEP za 3D modele (ISO 10303), uz izvorne datoteke. Dobra je praksa čuvati sigurnosne kopije na najmanje dva različita medija, od kojih je jedan na drugoj lokaciji. Rokove čuvanja određuju propisi i ugovori; za tehničku mapu stroja rok obrađuje jedinica 8.4.

Kontrola pristupa određuje tko smije čitati, mijenjati, provjeravati i odobravati. Prava se dodjeljuju ulogama, a ne pojedincima, kako bi se pri promjeni tima samo zamijenila osoba u ulozi:

Računski prikaz: dokumenti zahvaćeni jednom izmjenom

Procjena zahtjeva za izmjenu počinje brojanjem dokumenata koje izmjena pogađa. Izmjena jednog dijela širi se prema gore kroz strukturu proizvoda: dio ima model i crtež, svaki nadređeni sklop ima model, crtež i sastavnicu, a ovisno o izmjeni pogođeni su i električni i programski dokumenti. Uz to uvijek nastaje i sam nalog za izmjenu.

D = 2 · n_d + 3 · n_s + e + p + 1

gdje je n_d broj izmijenjenih dijelova, n_s broj pogođenih nadređenih sklopova, e broj pogođenih električnih dokumenata (0, 1 za popis opreme, 3 za shemu, popis opreme i popis I/O), p broj programskih dokumenata (0 ili 2: izvorni kod i popis inačica), a 1 je sam nalog. Model brojanja je pojednostavnjen i služi za procjenu; stvarni broj daje popis „gdje se koristi" iz PDM sustava.

Za zamjenu granične sklopke -S2: jedan dio (postolje, 2 dokumenta), jedan sklop (3), popis opreme (1), program bez izmjene (0) i nalog (1) — ukupno 7 dokumenata, od kojih 6 dobiva novi indeks. Uz procijenjeni sat rada po dokumentu (izmjena, provjera, odobrenje) to je oko 7 h, a da ni jedna crta nije bila nacrtana pogrešno. Kad bi zamjenski model imao radni kontakt, dodali bi se shema, popis I/O i dva programska dokumenta: 2 + 3 + 3 + 2 + 1 = 11 dokumenata. Takav račun u procjeni zahtjeva često pokaže da je jeftinije naći drugog dobavljača istog modela nego mijenjati dokumentaciju.

Ključni pojmovi

Provjeri se

Kratka provjera prije prelaska na sljedeću jedinicu. Odgovor se potvrđuje klikom, a obrazloženje se prikazuje odmah.